เมื่อพูดถึงคำว่า “ลดต้นทุน” เพื่อเพิ่มสัดส่วนกำไรให้ธุรกิจ เชื่อว่าสิ่งแรกๆ ที่หลายคนจะนึกถึงน่าจะต้องเป็นการปรับลดพนักงาน ลดต้นทุน ลดคุณภาพวัตถุดิบ ซึ่งทั้งหลายทั้งปวงที่กล่าวถึงนี้ เมื่อเราไปปรับลดเข้า สิ่งที่ลดลงตามมาด้วยเห็นๆ ก็คือคุณภาพสินค้าหรือบริการที่เราจะต้องส่งต่อให้แก่ลูกค้า และบ่อยครั้งที่การลดคุณภาพลงดังกล่าว - แม้ว่าจะเพิ่มสัดส่วนกำไรในการขายให้เรามากขึ้น - แต่ก็พาเอาความพึงพอใจของลูกค้าลดลงไปด้วย และหากเราไม่สามารถรักษาระดับความพึงพอใจลูกค้าไว้ได้ สิ่งที่ตามต่อมาก็คือหายนะชัดๆ
วันนี้ Incquity จึงอยากจะขอนำเสนอวิธีลดต้นทุนในหนทางอื่นที่ไม่จำเป็นต้องบีบให้ต้องลดคุณภาพลง แต่เป็นการปรับปรุงธุรกิจเพื่อเพิ่มกำไรให้กับธุรกิจอย่างยั่งยืน 5 ข้อดังนี้
1. รั้งพนักงานให้อยู่นานๆ
ใครจะรู้บ้างว่าต้นทุนในการแทนที่พนักงานนั้นอาจสูงกว่ารายได้ทั้งปีของพนักงานคนหนึ่งถึง 150% เลยทีเดียว โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพนักงานคนที่ตัดสินใจลาออกนั้นเป็นพนักงานที่มีประสิทธิภาพ รู้ระบบการจัดการงานในองค์กรของเราเป็นอย่างดี หรือเป็นพนักงานที่เราเคยลงทุนให้ไปเรียนรู้ความรู้และสิ่งต่างๆ ที่จำเป็นต่อการทำงานจากคอร์สเรียนมาแล้วมากมายแล้ว จนทำให้การรับพนักงานเข้ามาใหม่ก็เปรียบเสมือนการเริ่มต้นลงทุนทุกสิ่งทุกอย่างใหม่กับคนๆ หนึ่งเลย
ทำให้การรักษาพนักงานดีๆ ไว้ในองค์กรจึงถือแนวทางหนึ่งในการลดต้นทุนที่มีประสิทธิภาพมาก ซึ่งมีหลากหลายวิธีที่จะทำให้พนักงานทำงานให้กับเราได้เลือกใช้ ทั้งการมอบหมายงานที่น่าสนใจ มีผลตอบแทนที่คุ้มค่า และที่สำคัญให้ความสำคัญกับทุกๆ ตำแหน่งอย่างเท่าเทียมกัน เพื่อให้พวกเขารู้สึกเป็นส่วนหนึ่งที่จะทำให้องค์กรขับเคลื่อนไปข้างหน้าได้ เพียงเท่านี้พนักงานของเราก็จะเกิความพึงพอใจและเลือกที่จะอยู่กับเราไปได้นานเลย
2. เลือกประกันให้เหมาะสม
หากลองแบ่งเวลาส่วนหนึ่งในการทำธุรกิจไปศึกษาด้านประกันสำหรับบริษัทดีๆ จะพบว่าในแต่ละปีอัตราค่าประกันนั้นจะมีความแตกต่างกันอยู่ค่อนข้างมากเลย บางปีนั้นบริษัทประกันเจ้าที่เราใช้บริการอยู่ราคาเบี้ยประกันต่ำกว่า ในขณะที่บางปีอีกเจ้าหนึ่งกลับคิดค่าเบี้ยประกันที่ต่ำกว่า ทำให้ในเรื่องของประกันนี้เราไม่ควรที่จะเลือกใช้เจ้าเดิมตลอดทุกปีโดยที่ไม่ได้ศึกษาขอมูลใหม่ๆ ที่มีการอัพเดทก่อน
นอกจากนี้รูปแบบโปรแกรมของประกันภัยก็เป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่ช่วยลดต้นทุนได้ แต่หลายๆ องค์กรมักไม่ให้เวลาในการดำเนินการในส่วนนี้ ทำให้บางทีต้องเสียค่าประกันสูงเกินความจำเป็น เพราะในแต่ละปีบริษัทเราอาจมีมูลค่าของทรัพย์สินที่เปลี่ยนแปลงไป ซึ่งเป็นไปได้ว่าจะเพิ่มขึ้นหรือลด ทำให้การประเมินทัรพย์สินขององค์กรอย่างถูกต้อง และรู้มูลค่าของธุรกิจตัวเองนั้นก็ช่วยให้เราเลือกแพคเกจของประกันที่เหมาะสมและคุ้มค่าที่สุดได้ในแต่ละปี
3. ใช้เวลาให้คุ้มค่า
เวลาก็นับว่าเป็นต้นทุนอีกอย่างหนึ่งที่ควรต้องคำนึงถึงในการทำธุรกิจ ซึ่งในแต่ละวันนั้นทุกคนมีต้นทุนเวลาที่เท่ากันนั่นก็คือ 24 ชั่วโมงขึ้นอยู่กับว่าเราจะนำทุนนี้ไปลงกับกิจกรรมอะไรเพื่อให้เกิดผลกำไรงอกเงยมากขึ้นได้มากกว่ากัน
ดังนั้นการจัดเรียงความสำคัญของสิ่งที่ต้องทำเป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่จะทำให้เรารู้ว่าเราควรทำสิ่งใดก่อนเป็นอันดับแรก และทำสิ่งใดเป็นอันดับต่อๆ มา เพราะมีผลสำรวจพบว่าผู้นำจำนวนมากจากหลายๆ องค์กรนั้นเลือกที่จะใช้เวลาเข้าไปควบคุมดูแล social Network ด้วยตัวเอง ซึ่งเมื่อประเมินเวลาออกมาแล้วนับว่าเสียเวลาเป็นอย่างมาก หากหาคนมาช่วยดูแลส่วนนี้ได้และเอาเวลาไปทำอย่างอื่นที่สำคัญกว่าก็ช่วยใช้เวลาได้คุ้มค่ากว่า รวมไปถึงการจัดประชุมบ่อยๆ ก็ควรที่จะต้องย้อนกลับมาถามตัวเองว่าการประชุมในแต่ละครั้งมีจุดประสงค์เพื่ออะไร และคุ้มค่ากับเวลาที่เสียไปแค่ไหนด้วย
4. เทรนพนักงาน
จริงๆ แล้วการจัดคอร์สเทรนทักษะต่างๆ หรืออบรมสัมมนาพนักงานอาจดูเหมือนเป็นต้นทุนที่เพิ่มขึ้นสำหรับองค์กร แต่ในความเป็นจริงหากทำสำเร็จแล้ว จะช่วยลดต้นทุนได้ไม่น้อยเลย นั่นเป็นเพราะด้วยจำนวนพนักงานเท่าเดิม แต่หลังจากได้รับการฝึกอบรมแล้ว พนักงานเหล่านี้ก็จะทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น อาจมีแนวคิด หรือความสามารถต่างๆ ที่จะช่วยให้องค์กรไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคงมากขึ้นตามไปด้วย
ซึ่งหลักการเทรนพนักงานทั่วไปแล้วจะใช้หลัก 70/20/10 ที่มาจากแนวคิดของ McCall, Eichinger, and Lombardo จากศูนย์พัฒนาผู้นำของต่างชาติ ที่จะแบ่งการฝึกพนักงาน 70% แรกเป็นการเรียนรู้งานระหว่างการทำงานจริงๆ เพื่อให้ได้ประสบการณ์ ส่วนอีก 20% เป็นการแบ่งปันความรู้กับเพื่อนพนักงานในองค์กร รวมไปถึงการแสดงความเห็นเกี่ยวกับงาน ส่วนอีก 10% เป็นการเรียนรู้จากหลักสูตรทั่วๆ ไปอาจจะเป็นตามคอร์สเรียนต่างๆ ที่จำเป็นก็ได้
5. ใช้ Technology เข้ามาช่วย
ทุกวันนี้มีเทคโนโลยี Software และ Application อยู่หลายอย่างที่ช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นขึ้น บางอย่างก็สามารถช่วยให้ธุรกิจสามารถประหยัดเวลาและต้นทุนได้เป็นอย่างมาก อย่างเช่น Application อย่าง Mailchimp ก็ช่วยให้เราบริหารการรับ-ส่ง Email แคมเปญต่างๆ ให้กับลูกค้าแบบไม่มีตกหล่น, Evernote ช่วยบริหารจัดการชีวิตและเตือนความจำถึงสิ่งต่างๆ ในธุรกิจ, Linken ก็ช่วยให้เราสร้างเครือข่ายได้กว้างขวางขึ้น อีกทั้ง Application Video Call ต่างๆ ที่จะช่วยให้การประชุมเป็นเรื่องง่ายที่ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทางมากขึ้นด้วย นับว่า Technology เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ควรลงทุนในปัจจุบันเพื่อเป็นการลดต้นทุนในอนาคตเลยก็ว่าได้
จะเห็นได้ว่าทั้ง 5 วิธีเหล่านี้เป็นวิธีลดต้นทุนที่ใกล้ตัวเป็นอย่างมากทั้งในเรื่องการจัดการพนักงาน ทั้งการบริหารเวลา และการใช้เทคโนโลยีเข้าช่วยก็ล้วนแล้วแต่เป็นเรื่องสำคัญในการทำธุรกิจแทบทั้งนั้น ซึ่งนอกจากนี้หากสังเกตให้ดีแล้วทั้ง 5 วิธีก็ล้วนแต่เป็นวิธีที่จะช่วยลดต้นทุนได้ในระยะยาวหากตัดสินใจลงมือทำไปแล้วด้วย ดังนั้นก่อนหาวิธีเพิ่มกำไรให้ลองเริ่มต้นจากการหาวิธีลดต้นทุนแบบใกล้ตัวดูก่อนดีกว่าว่าเราสามารถทำอะไรได้บ้าง
ที่มา : http://incquity.com/articles/reduce-cost-without-reducing-quality
admin : 30/06/2557
